A.
Tujuan Pengembangan Sistem
Salah
satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah menambah nilai
bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat memberi nilai tambah dengan :
a.
Memberikan informasi
yang akurat dan tepat waktu.
b.
Penerapan sistem
informasi akuntansi meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya dalam
mengumpulkan informasi ekonomi.
c.
Membantu serta
meningkatkan kualitas keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen.
d.
Meningkatkan
pembagian pengetahuan (knowledge sharing).
B. Siklus Pengembangan Sistem
Untuk dapat merancang sebuah Sistem
Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem
yaitu,
1.
Perencanaan (Planning)
Dalam tahap ini, pengembang sistem
melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan
yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan,
berapa besar biaya pengembangan
dan manfaat yang nantinya akan dihasilkan. Hasil
akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen
perencanaan proyek.
2.
Analysis (Analsis)
Dalam tahap ini, pengembang sistem
melakukan analsis mengenai data-data apa saja yang harus dikelola, informasi
apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya.
Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai
pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA
sangat terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena
informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif
informasi. Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut,
SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI
adalah Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas Pengendalian,
Informasi dan Komunikasi, Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap
Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum (General Control)
dan Pengendalian Aplikasi (Application Control).
3.
Perancangan (Design)
Dalam tahap ini, pengembang sistem
merancang SIA dalam DBMS (Database Management System). ER-Diagram dan
Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan dalam rancangan
aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih
mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat terintegrasi antar siklus (akan dibahas
dalam pembahasan selanjutnya, siklus transaksi).
4.
Implementasi (Implementation)
Dalam
tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam organisasi.
Permasalahan yang biasa terjadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru (user
resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi
permasalahan ini seperti phased
in, parallel, direct, big-bang, dan lain
sebagainya.
5.
Pascaimpelementasi (Post Implementation)
Dalam tahap ini, sistem yang sudah
diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau
data baru, atau pengelolaan konsistensi data.
Definisi
Analisis Sistem :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analisis
dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan
dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Misalnya anda
dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut
telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus
dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.
Tugas utama dari
menganalisis sistem meliputi :
§ Menentukan
lingkup sistem
§ Mengumpulkan
fakta
§ Menganalisis
fakta
§ Mengkomunikasikan
temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem
Fakta merupakan bagian
dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin
analisis dan pemodelan.
LANGKAH-LANGKAH
DI DALAM ANALISIS SISTEM
Langkah-langkah
dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :
1. Identify,
mengidentifikasi masalah
2. Understand,
memahami kerja sistem yang ada
3. Analyze,
menganalisis sistem
4. Report,
membuat laporan hasil analisis
Untuk
masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem.
Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim
analis dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus
dikerjakan untuk masing-masing langkah
analisis sistem ini.
Menurut Abdul Kadir (2003: 38) analisis sistem
mencakup analisis kelayakan dan analisis kebutuhan yaitu :
- Analisis
kelayakan
Analisis kelayakan merupakan proses yang
mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan
tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan
kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk
memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat tercapai
dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada
permasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. Lima macam kelayakan
dalam merancang sistem informasi yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi,
kelayakan operasi, kelayakan hukum dan kelayakan jadwal.
- Analisis
kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan proses untuk
menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi
yang rinci tentang pengolahan data yaitu jumlah data yang harus diproses, waktu
pengolahan saat data siap diproses sampai informasi yang dihasilkan.
Spesifikasi ini digunakan untuk membuat kesepakatan dalam pengembangan sistem.
TIGA KATEGORI DESAIN
SISTEM
1. Sistem
Global-based
2. Sistem
group-based
3. Sistem
local-based
1. Sistem
global-based (berbasis global)
Untuk mendesain
sistem yang berbasis global (global-based) membutuhkan pemeriksaan secara
seksama dan lengkap atau penggantian dari seluruh komponen desain umum.
Beberapa tipe perubahan yang umum adalah :
-
Output yang lama : dari laporan berbentuk tabel setiap bulannya
menjadi layar grafik berwarna 2 atau 3 dimensi
-
Proses baru dibuat
-
Input diambil dari peralatan scan daripada dengan pensil dan
kertas
-
Database hirarki lama diubah ke database relasional baru dengan
standar bahasa query
-
Kontrol yang bervariasi diinstal, termasuk UPS, DRP, peralatan
enkripsi dan peralatan kontrol akses biometri
-
Platform teknologi baru yang menggabungkan seluruh topologi
jaringan organisasi (komputer dan peralatannya) yang mendukung
-
Membutuhkan beberapa tim proyek yang langsung ditunjuk dari CIO.
-
Lembar kerjanya berisi semua komponen desain umum berikut
deskripsi masing2 secara umum.
Beberapa alternatif
diberikan ke user untuk direview dan diketahui. Setelah direview, alternatif
beberapa aspek dapat digabungkan untuk dibuat gabungannya. Beberapa di
antaranya dapat diterima atau dapat ditolak. Sekali sudah direview oleh user
dan para professional sistem, desain ini siap untuk masuk ke tahap selanjutnya
yaitu fase evaluasi dan seleksi (minggu 7).
2. Sistem
group-based (berbasis kelompok)
Sistem ini melayani
cabang2 atau group user khusus dalam organisasi. Kelompok ini memiliki
kebutuhan khusus untuk menyelesaikan pekerjaan dan membuat keputusan yang
tepat. Perancang sistem yang bekerja pada group ini perlu memiliki pengetahuan
tentang bekerja pada sistem group-based. Perancang tidak perlu memusatkan
perhatian ke perancangan desain sistem tertentu seperti database dan platform
teknologi tetapi pada output, input, proses, kontrol dan
untuk platform
teknologi, khusus untuk group local (LAN).
3. Sistem
local-based (berbasis local)
Sistem ini khusus
didesain untuk beberapa orang, sering satu atau dua, untuk aplikasi khusus
tambahan. User memiliki PC dan ia direncanakan untuk memiliki sistemnya.
Professional sistem umumnya dipakai untuk bekerja sama dengan user menganalisis
mendesain, mengevaluasi sistem yang berbeda, memilih satu dan
mengimplementasikan dengan menggunakan jaringan dan pendukungnya.
EMPAT KUNCI ELEMEN DARI RAPID APPLICATION DESIGN (RAD) UNTUK
MENDESAIN SISTEM
RAD dipopulerkan oleh
James Martin.
Sinergismenya adalah
bahwa RAD menggabungkan elemen2 yang bekerja sama
sehingga dampak
keseluruhannya lebih besar dibandingkan dengan jumlah
dampak per individu/
masing2.
§ Joint
application development (JAD)
§ Specialist
with advanced tools (SWAT) teams
§ Computer-aided
System and Software Engineering (CASE) tools
§ Prototyping
JAD
Efektif untuk
digunakan di sistem global-based. JAD dapat juga dipakai di sistem group-based
mau pun local-based. Kunci utamanya adalah joint; user dan professional sistem
bekerja sama untuk menganalisis dan mendesain sistem.
Model perancangan
mental desainer
Model ini
diformulasikan dari pengalaman, pengetahuan, studi lapangan dan input dari
interaksi yang dilakukan dengan user.
Model desain mental
user
Idealnya model ini
dan model desain sistem konseptual adalah sama. Interaksi joint dan proses
desain diulang hingga model desain sistem konseptual sama dengan model desain
mental user.
SWAT
team
Terdiri dari 3 atau 4
profesional sistem yang memiliki kemampuan dan motivasi. Tim proyek yang kecil
lebih produktif dibandingkan dengan tim proyek untuk sistem yang lebih besar.
Tool
CASE
Digunakan oleh tim
SWAT untuk menambah produktifitas dan kualitas kerja dari membangun sistem.
·
Menambah disiplin
·
Mengurangi kesalahan dan kekosongan desain
·
Mengurangi kerja sistem yang berulang.
Prototyping
Bekerja dengan JAD
dimana user ditunjukkan dengan apa yang akan mereka dapatkan dan meresponnya.
CASE memfasilitasi prototyping untuk membuat desain layar, model2 yang
bervariasi dan dialog yang cepat serta untuk memodifikasinya saat berinteraksi
dengan user.
Dengan RAD,
penyusunan prototyping tidak dibuang, tetapi menjadi bagian dari desain sistem
akhir. Pendekatannya mencapai aturan 80:20, 80% permintaan user dapat dipenuhi
dengan 20% desain sistem. Tim SWAT bekerja di akhir dari sistem. Pengalaman
user membantu tim SWAT dalam mendefinisikan perubahan2 yang tidak terbayangkan.
Macam dari aturan 80:20 ini untuk membangun sistem adalah teknik kotak waktu DuPont
(time box technique) dimana proyek sistem harus diselesaikan tidak lebih dari
90 hari. Pendekatan ini lebih ke teknik manajemen proyek. Jika melebihi 90 hari
berarti kehilangan kesempatan bisnis dan akan melebihi estimasi waktu dan uang.
IMPLEMENTASI SISTEM
Mencakup:
1. Rencana Implementasi
2. Tanggapan karyawan terhadap
sistem baru
3. Metode penerapan sistem
4. Implementasi sistem
5. Laporan Akhir
Rencana
implementasi Sistem
• Implementasi sistem adalah
meliputi penyiapan peralatan, penyusunan program, pelatihan karyawan, penyiapan
jaringan, dan uji coba sistem.
• Implementasi harus direncanakan
dengan baik agar sesuai dengan tujuan pengembangan sistem
• Metode perencanaan sistem yang
dapat digunakan meliputi: Gantt chart, network diagram, PERT dan CPM
Gantt Chart adalah suatu
bentuk grafik batang yang menunjukkan urutan suatu kegiatan (time
schedule)
• Setiap batang mewakili satu
jenis kegiatan, panjang batang menunjukkan lama kegiatan
• Setiap kegiatan dapat dibagi
menjadi dua bagian yaitu rencana dan realisasi kegiatan
• Bagan tersebut dapat menujukkan
dimulai dan berakhirnya kegiatan, beberapa kegiatan dapat dimulai secara
bersamaan
Network Diagram Adalah diagram
yang menunjukkan suatu urut-urutan kegiatan dalam suatu proyek
dalam bentuk jaringan (struktur)
• Dapat menunjukkan urutan
kegiatan dengan jelas
• Tetapi kurang informatif (tdk
menunjukkan biaya dan waktu)
PERT dan CPM Adalah suatu
diagram jaringan yang menunjukkan perkiraan waktu dan biaya untuk
menyelesaikan suatu proyek
• Menunjukkan kapan suatu
kegiatan dimulai
• Menunjukkan waktu pelaksanaan
• Menunjukkan besarnya biaya yang
dibutuhkan
• Dapat ditentukan jalur mana
yang akan ditempuh agar semua kegiatan dapat diselesaikan dengan waktu
terpendek
Tanggapan
karyawan
Terdapat 3 kemungkinan reaksi karyawan
terhadap sistem yang baru:
1. Karyawan takut dan curiga
bahwa sistem yang baru akan sulit dilakukan dan banyak kesalahan.
2. Karyawan menolak sistem baru,
karena ia selama ini merasa diuntungkan dengan adanya sistem lama
3. Karyawan sangat setuju dan
antusias dengan sistem yang baru.
Untuk
menghindari hal-hal yang merugikan maka perusahaan mengkomunikasikan mengenai
sistem baru tersebut:
• Keunggulan sistem yang baru
• Tidak adanya pengurangan
karyawan
• Adanya pelatihan karyawan
tentang sistem baru
• Hal lainnya yang berkaitan
dengan sistem baru
Implementasi meliputi berbagai
kegiatan
yang tidak lebih mudah dari
desain sistem,
yaitu meliputi:
1. Penyiapan hardware dan
jaringan
2. Penyiapan software (pembuatan
program)
3. Pemilihan dan pelatihan
karyawan
4. Pengujian program dan prosedur
5. Pembuatan dokumentasi
6. Konversi data
Metode Perubahan
sistem
• Terdapat 5 cara penerapan
sistem baru:
1. Perubahan secara langsung,
sistem baru diterapkan dan sistem lama langsung dihentikan
2. Perubahan secara paralel,
sistem baru dijalankan bersama-sama dengan sistem lama, jika sistem baru tidak
ada masalah maka sistem lama dihentikan pemakaiannya.
3. Perubahan secara bertahap,
perubahan sistem lama ke sistem baru dilakukan perjenis kegiatan
setelah sistem yang baru dianggap
telah ok
4. Perubahan secara moduler,
perubahan sistem lama ke sistem baru dilakukan permodul (misalnya sistem
penjualan, dilanjutkan sistem pembelian dst.)
5. Perubahan secara
terdistribusi, mirip dengan perubahan secara moduler hanya saja perubahannya
meliputi berbagai lokasi/cabang.
Laporan Akhir
Laporan akhir berisi:
1. Hasil implementasi yang telah
dilakukan
2. Batas tanggung jawab (garansi)
3. Pemeliharaan berkelanjutan
febriani.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../Analisis+Sistem.pdf
dewiar.staff.gunadarma.ac.id/.../files/.../M6-Perancangan+Umum.pdf
aksartono.edublogs.org/files/.../bab-3-sia-implementasi-sistem7.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar