SISTEM AKUNTANSI

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (1996:l1) adalah sebagai berikut:
” Sistem akuntansi adalah suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan–catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi–transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan. Maksudnya adalah bahwa sistem akuntansi dalam suatu organisasi dapat berbentuk sederhana, dapat pula kompleks. Sistem-sistem informasi dirancang dan dipasang bukan hanya untuk menghasilkan saldo-saldo buku besar untuk menghasilkan laporan keuangan tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi. Jadi sistem akuntansi dan pnegendalian operasional berkaitan erat dalam organisasi.

Menurut Indra Bastian dan Gatot Soepriyanto (2002:3) mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut:
”Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi akuntansi”.

Sedangkan Mulyadi (2001:3) mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut:
”Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Kesimpulan dari penjabaran di atas adalah sistem akuntansi merupakan organisasi yang terdiri dari formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan dalam hal ini manajemen.
Dari definisi sistem akuntansi ada unsur suatu sistem akuntansi yang pokok yaitu formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
Mulyadi (2001:3) menguraikan pengertian dari masing-masing unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Formulir.
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan.
2. Jurnal.
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
3. Buku Besar.
Buku besar ( general ledger ) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal, rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
4. Buku Pembantu.
Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu ( subsidiary ledger ). Buku ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan.
Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang biasanya disebut dengan laporan keuangan, dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan dan lainnya.
Untuk menyusun sistem akuntansi dalam suatu organisasi, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, menurut Indra Bastian dan Gatot Soepriyanto (2003:12) faktor-faktor tersebut antara lain:
1. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan dengan tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.
2. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman, yang berarti sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik organisasi. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik organisasi, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan internal.
3. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Ketiga faktor diatas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi dalam suatu organisasi sehingga tidak sampai terjadi adanya salah satu faktor yang ditinggalkan.
I. FORMULIR
–>Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
–> Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
– > Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan ke pihak luar perusahaan.
Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar.
Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan.
Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
–> Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir
Formulir yang di gunakan dalam suatu organisasi adakalanya memenuhi beberapa fungsi sekaligus. Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu di perhatikan :
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya, diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima. Untuk mengurangi pekerjaan klerikal, analisis sistem membuat beberapa lembar formulir , yang dengan sekali pengerjaan, beberapa tujuan tersebut dapat tercapai. Oleh karena itu, analisis sistem merancang formulir surat order pembelian (purchase order) untuk dikirim kepada pemasok, yang hanya dengan sekali pengerjaan dapat menghasilkan tembusan yang dapat memberikan informasi kepada bagian penerimaan dan bagian utang.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali . sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
Hal ini dimaksudkan agar para pengisi formulir tidak mengalami kebingungan-kebingungan dan juga tidak melakukan kesalahan-kesalahan.
4. Masukan unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagian dari berbagai internal check dalam organisasi. Kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja adalah kelemahan yang melekat pada setiap manusia. Pengisian data ke dalam formulir seringkali mengandung kesalahan dalam pengisian formulir, analisis sistem harus memasukkan unsur internal check pada saat perancangan formulir.
5. Cantumkan alamat dan nama perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
Formulir untuk antarbagian di dalam perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namun untuk formulir yang dikirim keluar perusahaan ,nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan tersebut perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi formulir bagi perusahaan penerima. Pencantuman nama, alamat, dan logo tersebut umumnya di bagian formulir sebelah atas, kiri atau kanan. Faktur penjualan, surat order pembelian, pernyataan piutang, dan bukti kas keluar merupakan contoh formulir yang memuat nama ,alamat ,dan logo perusahaan.
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
Seperti halnya dengan orang, formulir pun memerlukan nama untuk memudahkan identifikasinya, nama formulir digunakan untuk memudahkan identifikasinya. Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Jika formulir digunakan untuk meminta barang dari gudang, maka formulir tersebut digunakan sebagai bukti penerimaaan barang gudang. Jika formulir digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari bagian gudang, maka formulir tersebut diberi nama bukti pengeluaran barang gudang. Jika formulir digunakan untuk meminta dan sekaligus juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari bagian gudang, formulir tersebut diberi nama bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Namun formulir ini dicetak pada pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Berikan nomor untuk identifikasi formulir.
Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan untuk mengingat berbagai nama formulir ,kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu, nomor dapat melengkapi nama untuk memudahkan identifikasi formulir. Dalam praktiknya, tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika menggunakan lembar formulir yang lebar.
Jika kita harus mengisi banyak kolom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas folio, kemungkinan kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yang lebar, setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi atau sebelah kiri ataupun tepi sebelah kanan untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir.
Garis harus dicetak pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik , garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan manual akan memakan waktu guna menempatkan tulisan tepat di antara dua garis.
10. Cantumkan nomor urut tercetak .
Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasi transaksi bisnis. Penggunaan nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, memo kredit, faktur penjualan, dan memo debit merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Nomor urut tercetak ini akan dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi dapat menghemat waktu pengisiannya.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu untuk menghemat pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda “v” atau “x” pada informasi yang dipilih oleh pengisi.
Cara lain yang ditempuh oleh analis sistem untuk menghemat waktu pengisian formulir adalah dengan menbuat pertanyaan sedemikian rupa guna memperoleh informasi dari pengisi. Pengisi formulir cukup hanya memilih jawaban “ya” atau “tidak” yang sudah tersedia dengan cara melingkari jawaban yang dipilihnya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
Jika formulir dibuat untuk memuat berbagai informasi, maka pisahkanlah pertanyaan-pertanyaan yang ada di dalam formulir untuk memudahkan pengisian dan pengunpulan informasi atas formulir tersebut.
–>Perancangan Formulir
Proses perancangan formulir-formulir khusus disebut perancangan formulir. Masalah perancangan formulir harus diberi perhatian seksama oleh tim perancang sistem karena formulir-formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan sistem itu sendiri. Oleh karena itu, perancangan sistem harus berfokus pada pembuatan dokumen-dokumen yang bisa menjadi penghubung yang efektif antara para manajer dan sistem informasi. Karena arti pentingnya, telah dikembangkan beberapa teknik khusus untuk perancangan dan analisis formulir. Teknik-teknik tersebut dibahas berikut ini :
A. Lembar Analisis Informasi.
Lembaran ini mengikhtisarkan seluruh masalah yang relevan dengan order pembelian. Selain itu, informasi tertentu yang penting yang bekaitan dengan biaya dan penggunaan formulir juga dicakupkan. Secara bersama-sama seluruh informasi ini dapat bermanfaat bagi perancang untuk mengevaluasi formulir yang ada atau merancang yang baru.
B. Diagram Hirarki Data
Adalah pada elemen-elemen data dan hubungan hirarkis antara elemen satu dengan lainnya. Diagram jenis ini secara logis mengaitkan unsur-unsur data serupa, sehingga memudahkan perancangan untuk melakukan penambahan atau penghapusan elemen-elemen data tambahan untuk tata letak tertentu.
C. Bagan Tata Letak Formulir.
Mencakup penggunaan kisi-kisi dimana setiap unsur dalam kisi-kisi berhubungan dengan lokasi tertentu dalam layar video, printer komputer atau media lainnya dimana formulir itu akan ditampilkan. Kisi-kisi dibagi menjadi beberapa baris dan kolom.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Adapun Keuntungan menggunakan formulir elektronik :
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
http://dwiermayanti.wordpress.com/2009/10/13/sistem-informasi-akuntansi/
http://www.scribd.com/doc/76493674/rangkuman-sistem-akuntansi
http://ariaaja.wordpress.com/2012/01/20/13-perancangan-sistem/
http://auditsektorpublic.blogspot.com/2011/01/bab-17-perancangan-sistem.html
http://timdfd.blogspot.com/2010/12/perencanaan-dan-analisis-sistem.html
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://www.scribd.com/doc/39711163/Prinsip-Dasar-Yang-Melandasi-Perangcangan-Formulir